Come scegliere un’impresa di pulizie per l’ufficio: le domande da fare prima di firmare

In 30 secondi.

• Se l’impresa lavora nei tuoi locali, la legge ti chiede di verificare che sia in regola: non è solo una buona abitudine.
• Un preventivo fatto senza vedere l’ufficio è quasi sempre destinato a cambiare dopo.
• Il contratto deve dire cosa si pulisce e quanto spesso, non solo quante ore.

In questo articolo6 sezioni

Come capisco se l’impresa è in regola?

Chiedi visura camerale, personale assunto in regola e assicurazione per i danni a terzi: un’impresa seria te li mostra senza problemi.

Non è solo prudenza. Quando affidi un servizio da svolgere nei tuoi locali, il decreto sulla sicurezza sul lavoro chiede al committente di verificare l’idoneità dell’impresa e di coordinarsi con lei sui rischi della sede (D.Lgs. 81/2008, art. 26). Per il tuo caso specifico chiedi al tuo consulente per la sicurezza.

• Visura camerale: conferma che l’impresa esiste e che fa davvero pulizie.
• Personale assunto: chi entra nel tuo ufficio deve essere in regola con contratto e contributi.
• Assicurazione: copre i danni che possono capitare durante il lavoro, a cose o persone.
• Regolarità contributiva: il DURC dice se l’impresa è in pari con i contributi.

Se un’impresa tergiversa su questi punti, è già una risposta.

Cosa deve succedere al sopralluogo?

L’impresa deve vedere l’ufficio, fare domande sul tuo modo di lavorare e solo dopo proporti un prezzo.

Un ufficio non si misura solo in metri quadri. Contano quante persone ci lavorano, se ricevete clienti, quanti bagni e cucinette ci sono, che pavimenti avete, quante vetrate e a che orari si può entrare.

Fai attenzione alle domande. Chi conosce il mestiere chiede quali sono le zone che ti stanno più a cuore, dove nascono i problemi oggi e cosa non ha funzionato con chi c’era prima. Se invece ti mandano un prezzo al metro quadro per email, il conto vero arriverà dopo, con gli “extra”.

Il sopralluogo è anche il momento per capire chi avrai davanti nei mesi successivi: se la persona che viene a vedere l’ufficio è la stessa che seguirà il servizio, è un buon segno.

Hai un dubbio sul tuo caso? Mandaci una foto su WhatsApp: ti diciamo come la vediamo.

Cosa deve esserci scritto nel contratto?

Le attività, le frequenze, gli orari e il prezzo, con tutto quello che è compreso e quello che no.

Il contratto è l’unico strumento che hai per pretendere il servizio che hai pagato. Più è preciso, meno discussioni ci saranno. Prima di firmare, controlla che ci siano questi punti:

• Elenco delle attività: postazioni, bagni, aree ristoro, pavimenti, cestini, ingresso, scale.
• Frequenza di ogni attività: cosa si fa ogni giorno, cosa ogni settimana, cosa ogni mese.
• Orari: prima dell’apertura, in pausa pranzo o dopo la chiusura, senza intralciare chi lavora.
• Prezzo e modo di pagamento: un canone fisso al mese o una tariffa a ore, con cosa succede se serve più tempo.
• Materiali di consumo: carta, sapone e sacchi sono inclusi o li compri tu?
• Interventi straordinari: vetri e pulizie di fondo, quando si fanno e come si concordano.
• Chiavi e allarme: chi le tiene e come si gestiscono.
• Durata e disdetta: per quanto ti impegni e come puoi uscire se non sei soddisfatto.

Sul prezzo, la differenza più grande è tra pagare il tempo e pagare il risultato. La spieghiamo nell’articolo su pulizie a ore o a cottimo.

Chi chiamo se qualcosa non va?

Un referente con nome e telefono, che conosce la tua sede e risponde in tempi ragionevoli.

Prima o poi qualcosa sfugge: un cestino dimenticato, un bagno da rifare, una riunione importante che richiede un passaggio in più. In quel momento non vuoi un centralino o un modulo online, vuoi una persona che sa di quale ufficio stai parlando.

Chiedi anche cosa succede quando chi pulisce è in ferie o malato. Un’impresa organizzata ha una persona che sostituisce, già istruita sulla sede, e non ti lascia scoprire il problema il giorno dopo.

Infine chiedi come vengono pianificati i lavori di fondo. Vetri e pulizie straordinarie non dovrebbero dipendere dalla tua memoria: come le organizziamo noi lo raccontiamo nell’articolo su ogni quanto fare le pulizie straordinarie in ufficio.

Quali segnali devono farmi dubitare?

Un prezzo molto più basso degli altri, un preventivo senza visita, un contratto vago e nessuna persona di riferimento.

Messi a confronto, i segnali buoni e quelli d’allarme si riconoscono facilmente.

Segnale buono	Segnale d’allarme
Viene a vedere l’ufficio prima del prezzo	Prezzo al metro quadro per telefono o email
Preventivo scritto con attività e frequenze	Una cifra sola, senza dettaglio
Documenti di regolarità consegnati su richiesta	Risposte vaghe su personale e assicurazione
Un referente che conosce la sede	Un numero generico, ogni volta una persona diversa
Straordinari pianificati e avvisati prima	“Extra” che compaiono in fattura
Prezzo in linea con il lavoro richiesto	Prezzo molto più basso di tutti gli altri

Il prezzo troppo basso merita due righe in più. Pagare il personale in regola, assicurarlo e usare prodotti adatti ha un costo che non si può tagliare. Se un’offerta sta molto sotto le altre, il risparmio di solito si ritrova in ore tagliate, persone che cambiano spesso o lavoro fatto a metà.

Come lavoriamo noi con gli uffici?

Sopralluogo, contratto scritto con attività e frequenze, canone mensile fisso e un referente che conosce la tua sede.

Puliamo uffici, studi professionali, negozi e showroom a Milano e nei comuni intorno. Dopo il sopralluogo ti proponiamo un canone mensile fisso: lavoriamo a cottimo, quindi il prezzo non cambia se un intervento richiede più tempo.

Lavoriamo fuori dai tuoi orari, portiamo noi attrezzature e prodotti e teniamo d’occhio le scorte. Vetri e pulizie di fondo li mettiamo nel piano dell’anno e ti avvisiamo prima: nessuno in ufficio deve ricordarsene.

Se chi pulisce il tuo ufficio è in ferie o malato, ti garantiamo un sostituto già istruito sulla sede. E il DURC te lo diamo su richiesta, insieme agli altri documenti di regolarità. Tutti i servizi per le aziende sono nella pagina aziende.

Stai cercando un’impresa di pulizie per il tuo ufficio a Milano o nei comuni intorno? Guarda come lavoriamo nella pagina sulle pulizie per uffici, prenota un sopralluogo gratuito o chiedi un preventivo: ti rispondiamo con un’offerta scritta, attività per attività.